Edit  Email  Template

1) Delete  Button   Use  this  button  to  delete  e-­‐mail  templates.    This  may  not  work  if  you  have  activated  the   Auto-­‐mail  module  and  are  currently  using  this  template  in  an  active  automail.

2) Save  Button

3) Standard  Template   Toggle  between  Yes  and  No  to  determine  whether  or  not  this  is  the  standard  template  that   you  will  use  when  sending  an  e-­‐mail  to  your  clients.    If  you  choose  “Yes”  then  this  template   will  automatically  fill  in  when  you  choose  to  e-­‐mail  your  clients.    You  will  have  the  option  to   choose  a  different  template  if  you  desire.

4) Template  Name   The  Template  Name  is  an  internal  field  that  allows  you  to  customize  the  name  of  this   template  so  you  can  easily  distinguish  between  e-­‐mails.    Client  will  NOT  see

5) Dynamic  Field  Dropdown   Dynamic  Fields  can  give  your  e-­‐mail  a  personal  touch.    By  inserting  Dynamic  Fields  into   your  subject  line,  e-­‐mails  and  contracts,  you  can  provide  personal  client  information,   company  information  and  more  that  is  pulled  from  your  system  setup  and  filled  in  based  on   the  client,  event  and  system.

6) E-­‐Mail  Subject  Line   This  will  be  the  standard  e-­‐mail  subject  line  that  your  clients  will  see.    You  can  write  a   limited  message  here  and  also  use  the  dynamic  fields.

7) E-­‐Mail  Text  Body   Write  the  main  context  of  your  e-­‐mail  here  in  the  text  body  field.    Here  is  where  you  will   customize  each  template  to  include  all  of  the  information  you  wish  the  e-­‐mail  to  contain. You  can  even  use  dynamic  fields  to  create  a  signature  line  including  logo  at  the  bottom  of   the  e-­‐mail  for  a  professional  finish.

8) Attach  Product  Files   If  you  have  attached  any  PDF  files  to  your  products  during  Product  Creation,  then  you  will   be  able  to  toggle  between  “Yes”  and  “No”  here  to  attach  those  PDF  files  to  this  e-­‐mail   template.    For  example:    setup  instructions,  images  of  the  product,  etc.   **  Warning:    If  you  attach  images  to  every  product  you  have  in  your  inventory,  when  you   send  an  e-­‐mail  to  your  client,  the  likelihood  of  being  labeled  as  SPAM  is  greatly  increased  if   you  attach  the  product  files.    For  this  reason,  it  is  important  to  be  cautious  with  the  files  you   are  attaching  to  your  products.    There  are  other  places  where  you  can  attach  images  to  send   to  your  clients  (i.e.  in  the  order  sheet).

9) Attach  Order  (Customer)  in  PDF:   Toggle  between  “Yes”  and  “No”  to  determine  whether  to  attach  the  Customer’s  Order  sheet   as  a  PDF  file.    This  is  very  useful  when  sending  the  client  updated  item  lists,  pricing,   event/rental  details,  etc.    This  paperwork  can  be  modified  under  Settings  >  Layout  >  Order   Layout  and  will  be  explained  later  in  this  manual.

10) Attach  Order  (Internal)  in  PDF:   Toggle  between  “Yes”  and  “No”  to  determine  whether  to  attach  the  Internal  Pick/Pull  Sheet   as  a  PDF  file.    The  Internal  paperwork  is  used  to  pick/pull  items  from  your  inventory.    This   paperwork  can  be  modified  under  Settings  >  Layout  >  Order  Layout  and  will  be  explained   later  in  this  manual.

11) Attach  Invoice  PDF:   Toggle  between  “Yes”  and  “No”  to  determine  whether  to  attach  the  final  Invoice  as  a  PDF   file.    Make  sure  that  you  have  written  the  corresponding  body  of  the  e-­‐mail  to  match  the   attached  paperwork.

12) Attach  Credit  Note  PDF:   Toggle  between  “Yes”  and  “No”  to  determine  whether  to  attach  a  Credit  Note  as  a  PDF  file.